Czy książeczka sanepidowska zostaje u pracodawcy?

“Czy książeczka sanepidowska zostaje u pracodawcy?” - to jedno z najczęstszych pytań osób rozpoczynających pracę w zawodach wymagających badań sanitarno-epidemiologicznych. W artykule wyjaśniamy obowiązki obu stron — od przechowywania dokumentu, przez kontrolę terminów, po przypomnienia o odnowieniu. “Czy książeczka sanepidowska zostaje u pracodawcy?” - to jedno z najczęstszych pytań osób rozpoczynających pracę w zawodach wymagających badań sanitarno-epidemiologicznych. W artykule wyjaśniamy obowiązki obu stron — od przechowywania dokumentu, przez kontrolę terminów, po przypomnienia o odnowieniu. 

Czy książeczka sanepidowska zostaje u pracodawcy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, Dz.U. 2023 poz. 1448 Art. 59. dział IV Rozdział 1 pkt 4 i 5) oryginał orzeczenia sanitarno-epidemiologicznego pozostaje u pracownika. 

Pracodawca ma obowiązek sporządzić kopię książeczki sanepidowskiej lub orzeczenia sanitarno-epidemiologicznego na potrzeby dokumentacji kadrowej. 

Obowiązki pracodawcy: 

1. Oryginał dokumentu pozostaje u pracownika: Pracodawca nie zatrzymuje oryginału książeczki sanepidowskiej. 
2. Dokumentacja kadrowa: Pracodawca  przechowuje w aktach osobowych kopie orzeczeń sanitarno-epidemiologicznych pracowników. 
3. Weryfikacja aktualności orzeczenia: Pracodawca regularnie sprawdza, czy pracownik posiada ważne orzeczenie sanitarno-epidemiologiczne. 
4. Informowanie o konieczności odnowienia: Jeśli ważność orzeczenie dobiega końca, pracodawca informuje pracownika o konieczności jego odnowienia. 

Obowiązki pracownika: 

• Posiadanie oryginału: Książeczka sanepidowska (orzeczenie) jest dokumentem osobistym i należy do pracownika. 
• Odnowienie orzeczenia: Pracownik jest również odpowiedzialny za terminowe przedłużenie ważności swojego orzeczenia sanitarno-epidemiologicznego. 

Kontrola Sanepidu – jakie obowiązki mają pracownicy i pracodawca? 

Kto okazuje Książeczkę sanepidowską podczas kontroli? 

W przypadku kontroli przeprowadzonej przez Państwową Inspekcję Sanitarną (Sanepidu): 

• Pracodawca ma obowiązek wykazać, że każdy zatrudniony pracownik posiada ważne orzeczenie sanitarno-epidemiologiczne.
• Podstawą do weryfikacji jest kopia orzeczenia przechowywana w dokumentacji kadrowej. 

Czy pracownik musi mieć Książeczkę sanepidowską zawsze przy sobie?

• Nie ma obowiązku noszenia Książeczki sanepidowskiej (orzeczenia) przy sobie podczas wykonywania codziennych obowiązków w miejscu pracy.
• Oryginał orzeczenia powinien być przechowywany przez pracownika i okazywany jedynie na wyraźne żądanie, np. przy zmianie miejsca zatrudnienia lub w innych szczególnych okolicznościach.
• Pracodawca, przygotowując się do ewentualnej kontroli, powinien posiadać kopie aktualnych orzeczeń w dokumentacji kadrowej oraz dbać o aktualność dokumentu. 

Podsumowanie 

Oryginał książeczki sanepidowskiej (obecnie orzeczenia sanitarno-epidemiologicznego) pozostaje w posiadaniu pracownika i powinien być przez niego przechowywany przez cały okres zatrudnienia, także w przypadku zmiany miejsca pracy. Pracodawca zaś ma prawo do wykonania kopii dokumentu na potrzeby dokumentacji kadrowej i na jej podstawie potwierdzić prawidłowość zatrudnienia podczas kontroli Sanepidu. 

• Nie ma wymogu noszenia przy sobie oryginału orzeczenia sanitarno-epidemiologicznego podczas pracy, chyba że wymagają tego wewnętrzne przepisy firmy lub specyfika stanowiska.
• Za ważność orzeczenia sanitarnego odpowiada pracodawca, który ma obowiązek dopilnować, czy pracownik dopuszczony do pracy, ma ważne badania sanitarno-epidemiologiczne i przechowywać kopie jego orzeczenia. Jednocześnie, terminowe odnowienie badania przez pracownika jest niezbędne do legalnego wykonywania pracy.
• W razie kontroli Sanepidu podstawą potwierdzającą spełnienie obowiązków są kopie orzeczeń przechowywane w dokumentacji pracowniczej.